飲食店の内装工事の際は挨拶状の用意を。注意点、挨拶文の書き方について解説

内装工事中は業者車両の往来、人の出入り、工事音、粉塵などで、近隣の方々へご迷惑をおかけすることになるという点は皆様ご理解のことと思います。
開店後のお付き合いを円滑にするためにも、工事前にはご挨拶へお伺いしたり、挨拶状をお送りして理解を得るのが一般的。今回はその挨拶状とお知らせ文について、改めてまとめていきます。

1.内装工事の挨拶状・お知らせ文の目的

挨拶状とお知らせ文は、基本的に内容としては同じです。工事着工前に近隣住民の方などへお伺いしお渡しするのが挨拶状です。挨拶回りの時に携えるというイメージですね。
お知らせ文というと、現場や近隣マンション、ビルなどに掲示させていただく文書です。エレベーター内などに掲示するケースや、郵便受けへ投函する場合もあります。

挨拶状・お知らせ文を作成しておくことで、住民の方が留守の場合にもお知らせをお届けすることができます。また書面で施工会社（問い合わせ先）や工事内容を確認することができるため、近隣の住民の方からも理解や安心を得やすくなります。

2.内装工事の挨拶状は誰がいつどこへ持参するか

内装工事の挨拶回りは、施工業者のみが伺うか、施主と施工業者が揃って伺うケースが多いです。施主のみでご挨拶へ伺うこともありますが、ケースとしては少ないようですね。
内装工事でいつ大きな音、匂い、粉塵が発生するかといったタイミングをもっとも把握しているのは施工業者となるため、施工業者が挨拶回りを担当することが多いです。着工前10日～1週間ほど前にご挨拶をすることが多いですね。
また、飲食店を開業する建物内に他テナントがあったり、ビル管理会社へと挨拶へ伺う際は、工事の工程表も合わせてお渡しすることもあります。

内装工事の挨拶回りとはまた別に、店舗開店やプレオープン前、開店準備が整った段階でご近所へのご挨拶にも伺っておくとベストです。
こちらは「これからよろしくお願いいたします」というご挨拶です。お顔を合わせてご挨拶をさせて頂くのはとても大切なことですし、実際にお伺いすることで安心して迎え入れていただけたり、好感をもって受け入れてくださることにもつながります。手土産や、飲食店であれば店舗で使えるクーポン券などをお渡しできるとなお良いですね。

3.内装工事の際の挨拶状の内容と作成方法

内装工事の挨拶状を作成する時、工事内容や期間、連絡先といった情報は必ず記載しましょう。文章ではなく項目ごとに並べ、分かりやすくまとめて記載するのが一般的です。
また「これからお世話になる近隣の方々へのご挨拶」という意味合いも含む文書ですから、文章でのご挨拶も盛り込みます。
以上のものを盛り込んだ簡単な例文が、下記のものです。

内装工事の際の挨拶状　例

こちらの例文は簡単なものです。工事やケースによりお伝えすべき内容は変わりますので、工事に合わせた内容で、礼を尽くしたものになるようこころがけるとベターです。
インターネット上にはWordやExcelのテンプレートを配布しているサイトもありますので、調べてみても良いでしょう。検索結果では改修工事のお知らせや外装工事のお知らせなどもヒットしてくると思いますので、テンプレートをダウンロードしたら内容をよく確認しましょう。
可能なら、同じ用途のものをいくつか見比べて導入するものを決めると失敗しにくいです。

まとめ

内装工事をスムーズに実施するだけでなく、好意的に迎えていただき、店舗をオープンした後のお付き合いを円滑にしていくためにも必須の挨拶状。
必要事項を明確に記載し、礼のこもったものをお渡しできるようにしたいですね。